Каким должно быть содержание годового отчета и что читатель должен в нем найти?

Каким должно быть содержание годового отчета?

Сама поставленная задача – написать годовой отчет – требует создания объемного документа с разделами совершенно разного содержания, и в значительной мере определяет сам перечень разделов. Ведь отчет должен содержать и миссию, и краткую историю, и описание окружения, и календарь событий отчетного года, и описание финансового состояния… и еще многое-многое другое.

Следовательно, уже на этом этапе есть введение - рассказать потенциальным читателям о том, в каких условиях получились те или другие результаты, какую сверхзадачу ставит перед собой организация, познакомить с людьми, которые добиваются именно таких результатов: какие они? В чем особенность их работы? Причем, иметь представление об этом - не просто праздное любопытство целевой аудитории: здесь есть конкретный меркантильный интерес.
Вспомним известное утверждение: человек пойдет работать не туда, где немного выше зарплата, а туда, где хорошие люди работают.

Что должен найти читатель в годовом отчете
Сначала приведем выдержку из статьи «Годовой отчет: как повысить ценность компании?» http://www.connect.ru/article.asp?id=5445

Опрос инвесторов показал, что при чтении годового отчета они прежде всего обращают внимание на его тему, дающую представление о том, что в целом происходило в компании в течение года. Поскольку инвесторы и аналитики по роду своей деятельности просматривают сотню, а порой и больше годовых отчетов за короткий промежуток времени, то, для того чтобы решить, заслуживает ли компания дальнейшего подробного изучения, им достаточно взглянуть лишь на ее основные финансовые показатели. <…> Вслед за этим инвестор обращается к разделу «Финансовая отчетность» и читает заключение аудитора. И можно сказать, уже в последнюю очередь он просматривает текст обращения руководителя к акционерам в поисках информации о стратегии компании на следующий год.

Теперь кратко сформулируем основные этапы работы над годовым отчетом:
- тщательно продумана тема отчета – идея, которая задает тон всему документу;
- написание вступления, в котором обязательно дается краткая информация об организации;
- подбор количественных показателей работы;
- подбор качественных показателей работы;
- подготовка финансового отчета;
- написание заключения – подведение итогов, перспективы развития, поставленные цели на будущее;
- составление приложений, если они необходимы.

Теперь надо решить, для кого именно пишется отчет и какую цель преследует его создание. От этого решения зависит, какой из разделов будет наиболее тщательно прорабатываться, иметь наибольший объем, задавать тон всему документу.

Если ставится цель создать презентационный документ, задачей которого является популяризация деятельности организации, то особую роль надо уделить описанию качественных показателей работы, описанию проектов, продумать, как представить цели и задачи организации, тщательно проработать вопрос дизайна.

Если с помощью отчета требуется отчитаться перед руководством, партнерами, донорами – то, естественно, наибольшее внимание уделяется количественным показателям, финансовому отчету.

В случае же, когда ставится задача привлечения партнеров, доноров – отчет должен строиться на идеях и перспективах развития.

Далее надо подобрать реальные данные, которые будут приведены в документе. Описание программ, проектов, направлений деятельности, реальные объемы полученных средств и то, как они были потрачены – это та информация, которая может очень много сказать о работе Вашей организации. Объем финансовых потоков, многообразие деятельности или, наоборот, узкая специализация (количество и характер программ, проектов), краткосрочные и долгосрочные проекты, насколько давно начата реализация основных программ – необходимые составляющие грамотно и качественно составленного документа.

Очень хорошо в этом отношении оформлены отчеты польских организаций PAH и фонда Батория. Даны сжатые характеристики программ и проектов, четко просматривается структура мероприятий, исчерпывающая информации относительно партнеров, доноров, их финансовом участии, целевым тратам средств. К структуре описаний мы вернемся позже, при рассмотрении соответствующего раздела.

Нельзя дать однозначные рекомендации относительно структуры, объема, формы отчета. Они будут зависеть в первую очередь от объема проделанной работы за год, от величины самой организации, от того, самодостаточна ли структура или является «подструктурой» более крупного образования.

Например, такие крупные организации, как WHO или IOM, кроме создания годового отчета, единого для всей организации, практикуют создание годовых отчетов отдельных подразделений, выделяют годовые отчеты по отдельным регионам. Также в целях отслеживания динамики развития ситуации периодически появляются квартальные и сезонные (посвященные отдельным проблемам, возникающим, например, преимущественно в летний период) отчеты. При этом, естественно, «подотчеты» имеют значительно меньший объем, определенные ограничения по содержанию, но могут в определенной мере влиять на тему и содержание итогового годового отчета всей организации. Тем не менее, они имеют примерно одинаковую структуру, которая поможет структурировать информацию позже, их оформление выдерживается в одном стиле.